Dans le paysage entrepreneurial, beaucoup de TPE et PME utilisent encore Excel et Word pour créer leurs devis et factures. Certes, cet outil est accessible et familier, mais il montre rapidement ses limites face aux exigences croissantes de conformité et d’efficacité.
Cela apporte un risque majeur : des factures inexactes ou non conformes peuvent entraîner des pertes financières, des litiges ou même des sanctions administratives. Avec l’arrivée imminente de la facture électronique, l’utilisation de solutions normées n’est plus une option mais une nécessité.
Pourquoi dire adieu à Excel pour vos factures ?
1. Gagnez en productivité
Créer des factures sur Excel implique des processus manuels chronophages : création de modèles, saisies répétitives, envoi des documents, suivi et archivage.
Un logiciel de facturation, quant à lui, propose des modèles prêts à l’emploi et automatisés. Une fois les informations saisies, il génère et envoie automatiquement les factures, ce qui réduit significativement le temps passé.
De plus, des fonctionnalités avancées, comme la facturation récurrente ou les paiements en ligne, accélèrent encore davantage votre gestion administrative.
2. Réduisez les erreurs et les risques
Les erreurs humaines dans Excel et Word (formules incorrectes, mauvaise saisie) peuvent coûter cher. Pire encore, Excel ne garantit pas que vos factures respectent les normes fiscales et légales en constante évolution. Cela vous expose à des sanctions pour non-conformité.
En revanche, les logiciels de facturation normés incluent des mécanismes de contrôle pour éviter ces erreurs. Ils assurent une conformité totale avec les réglementations actuelles et futures, notamment en matière de facture électronique.
>>Une législation en vigueur depuis 2018
Même si vous êtes un utilisateur assidu de Microsoft Office, il est temps de dire adieu à vos habitudes pour adopter un nouveau système de facturation. Oubliez-les « Copier/Coller » et les « Enregistrer sous » pour créer vos factures. En application de la loi anti-fraude à la TVA, l’État impose désormais l’utilisation d’un logiciel certifié pour émettre et conserver vos factures, garantissant ainsi une meilleure transparence.
Cette initiative vise à combattre efficacement la fraude à la TVA, qui représente un manque à gagner estimé à plus de 10 milliards d’euros chaque année. Une somme colossale que le gouvernement entend récupérer grâce à des contrôles renforcés et une législation stricte.
Depuis le 1ᵉʳ janvier 2018, il est obligatoire d’utiliser un logiciel conforme aux normes définies par la loi anti-fraude à la TVA. Ces normes assurent la traçabilité et l’intégrité des factures, rendant ainsi les pratiques frauduleuses beaucoup plus complexes, tout en facilitant les contrôles fiscaux.
Pour les plus réticents, attention : ne pas se conformer à cette obligation n’est pas sans conséquence. En cas de contrôle fiscal, une amende de 7 500 € peut être infligée. Un montant dissuasif, même pour les adeptes de Word et Excel.
3. Simplifiez le suivi et le contrôle de votre trésorerie
Avec Excel, suivre l’état de vos factures (envoyées, payées, en retard) est compliqué et demande du temps. Cette absence de visibilité peut provoquer des retards de paiement et nuire à votre trésorerie.
Un logiciel de facturation centralise toutes les données et permet un suivi en temps réel :
- Statut des factures (payées, impayées, en attente).
- Relances automatiques en cas de retard.
- Analyse détaillée des performances financières grâce à des tableaux de bord clairs.
Anticipez la facture électronique : soyez prêt dès maintenant
La réforme de la facture électronique va transformer la manière dont les entreprises gèrent leur facturation. D’ici quelques années, l’utilisation de logiciels non conformes pourrait devenir un frein à votre activité. En adoptant dès aujourd’hui un logiciel normé, vous vous assurez d’être prêt à faire face à ces changements et de rester compétitif.
Et si vous passiez à l’action ?
De nombreuses solutions comme EBP offrent des outils intuitifs et complets pour accompagner les TPE et PME dans leur transition. Que ce soit en mode SaaS ou local, ces logiciels :
- Simplifient la création et l’envoi des factures.
- Assurent la conformité légale.
- Améliorent votre suivi financier grâce à des fonctionnalités avancées.
Conclusion
Passer à un logiciel de facturation normé, c’est choisir la tranquillité d’esprit et se concentrer sur l’essentiel : la croissance de votre entreprise. Ne laissez pas Excel freiner votre efficacité et votre conformité. Chez Ceralis, nous avons la solution adaptée à vos besoins !
Etes-vous prêt pour la facturation électronique ?🚀
